Jaarlijks zijn er honderden beurzen in het land, een beursdeelname is een uitgelezen kans om in direct contact te staan met uw beoogde doelgroep. Met een sterke voorbereiding grijpt uw beursstand zeker en vast de aandacht. Hieronder vindt u een beurs checklist waarmee u de aandacht grijpt op iedere beurs.
Stap 1: vastleggen van de beursdoelstellingen & budgetten
De eerste stap van iedere beurs checklist: stel uzelf en uw team de hamvraag: “Waarom nemen wij deel aan de deze beurs en wat willen we hiermee bereiken?” Het vastleggen van beursdoelstellingen & budget is essentieel voor het verder inplannen van uw beursdeelname.
Zorg ervoor dat de beursdoelstellingen S.M.A.R.T. zijn (jargon voor: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Voorbeeld van S.M.A.R.T.-beursdoelstellingen:
“Wij willen nieuwen klanten bereiken”:
- Minimum 30 gesprekken met nieuwe klanten bij een beursdeelname
- Minimum 100 e-mailadressen verzamelen per beursdag
“Wij willen naamsbekendheid vergroten”:
- Minimum 1000 beursbezoekers bereiken met relatiegeschenken
- Een minimum stijging van 5% van social media following verkrijgen tijdens de beursdeelname
Stap 2: Stel alle praktische zaken op orde
-
Is de beursstand functioneel & voldoet deze nog aan de eisen?
-
Is er stroom / hebben we stroom nodig en hebben we alle toebehoren (verlengsnoeren, reservelampjes,...)
-
Wie bemant er de stand en worden er gastvrouwen ingezet?
-
Is er catering voorzien?
-
Is er promotiemateriaal voorzien? (Flyers, weggevertjes,...)
-
Zijn er notitieboekjes, schrijfmappen,... voorzien?
-
Is er schoonmaakmateriaal voorzien?
-
...
Stap 3: Plan activiteiten, animatie of aanbiedingen tijdens de beursdeelname
Een goede manier om een eerste contact tot stand te brengen is het aanbieden van een gadget of premium, het geeft onmiddellijk een prettig gevoel om iets te krijgen. Bovendien wordt een relatiegeschenk vaak jaren bewaard. Daarom is stap 3 van deze beurs checklist dan ook zeer belangrijk, het inplannen van activiteiten, animatie of aanbiedingen zorgt ervoor dat bezoekers een reden hebben om uw beursstand te bezoeken.
Heeft uw bedrijf speciale aanbiedingen, kennismakingspakketten of promoties die u wilt aanbieden tijdens de beursdeelname ? Laat ze zien met een powerpoint of een animatiefilmpje.
Stap 4: Afhandelen & evalueren van de beursdeelname
Het laatste puntje op de beurs checklist omvat het afhandelen & evalueren van de beursdeelname. U zorgt er best eerst voor dat alle leads doorgespeeld worden naar het sales team, en opgevolgd worden. “Hot” leads worden best als eerste opgevolgd, laat hier geen gras over groeien je zit immers nog vers in het geheugen.
Na het opvolgen van leads rest er nog de evaluatie van de beursdeelname. Hou een meeting met de beursstandhouders over wat er beter kon en of de SMART-doelstellingen zijn behaald.